Υπάρχουν 6 βήματα σε μια επίσημη μεσολάβηση:

1) εισαγωγικές παρατηρήσεις,

2) δήλωση του προβλήματος από τα συμβαλλόμενα μέρη,

3) χρόνος συλλογής πληροφοριών,

4) προσδιορισμός των προβλημάτων,

5) διαπραγματεύσεις και επινόηση επιλογών, και

6) επίτευξη συμφωνίας.

Σημειώνεται ότι τις ημέρες πριν την έναρξη της διαμεσολάβησης, οι δικηγόροι των εμπλεκόμενων μερών έχουν αποστείλει σύντομες αναφορές στο Διαμεσολαβητή, στις οποίες περιγράφουν τις απόψεις έκαστης πλευράς. Επίσης, οι πληρεξούσιοι δικηγόροι, εφόσον το επιθυμούν, μπορούν να αποστείλουν, μαζί με τις αναφορές τους, και ό,τι άλλο έγγραφο κρίνουν σκόπιμο. Μιας και διαδικασίας είναι ιδιαίτερα ευέλικτη, ο Διαμεσολαβητής, πάντα σε συνεννόηση με τους πληρεξουσίους δικηγόρους, μπορεί να έρθει σε απευθείας επικοινωνία με τα μέρη.

1) Εισαγωγικές Παρατηρήσεις

Ο μεσολαβητής θα περιμένει έως ότου αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη είναι παρόντα και κάνουν έπειτα τις εισαγωγές. Η τοποθέτηση στο χώρο θα ελεχθεί από τον Διαμεσολαβητή, έτσι ώστε κανένα συμβαλλόμενο μέρος να μην αισθάνεται απειλή. Ο μεσολαβητής θα κάνει αρχικά μια εισαγωγική ομιλία, όπου περιγράφει το ρόλο των συμμετεχόντων και καταδεικνύει την ουδετερότητα του μεσολαβητή. Μερικοί μεσολαβητές θα κάνουν τα σχόλια για αυτό που βλέπουν ως ζήτημα και επιβεβαιώνει τις πλροφορίες που του έχουν δοθεί, εάν οι συνόψεις του έχουν προ-έχουν υποβληθεί. Έπειτα, ο μεσολαβητής θα καθορίσει το πρωτόκολλο της διαδικασίας και το συνολικό χρονικό πλαίσιο αυτής. Θα υπάρξει μια  αναφορά στις γενικές αρχές της μεσολάβησης και ο μεσολαβητής θα ανακεφαλαιώσει εν συντομία τι θεωρεί ότι είναι τα ζητήματα.

Κατά το στάδιο αυτό, ο διαμεσολαβητής θα καθορίσει τους βασικούς κανόνες για τη μεσολάβηση. Αυτοί οι βασικοί κανόνες είναι που βοηθούν τη διαδικασία να κινηθεί ομαλά. Ο μεσολαβητής συνήθως θα ζητήσει εάν οι πληρεξούσιοι είναι παρόντες, να μιλήσουν και οι ίδιοι αλλά οι ίδιοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να μιλήσουν και αυτοί. Τα συμβαλλόμενα μέρη δεν πρέπει να διακόψουν το ένα το άλλο. Ο μεσολαβητής θα δώσει σε κάθε συμβαλλόμενο μέρος την ευκαιρία να μοιραστεί πλήρως την πλευρά της ιστορίας του.

2) Δήλωση του προβλήματος από τα μέρη

Μετά την εισαγωγική ομιλία του, ο Διαμεσολαβητής θα δώσει τη ευκαιρία σε κάθε πλευρά να αναπτύξει τις θέσεις της.  Συνήθως, η πλευρά που ξεκίνησε τη διαδικασία της διαμεσολάβησης, ξεκινάει πρώτος. Η ανάπτυξη αυτή, δεν είναι συνήθως μια απλά καταγραφή των γεγονότων αλλά είναι μια ευκαιρία που δίνεται σε κάθε πλευρά να ξεκαθαρίσει στο μυαλό του τα ακριβή προς επίλυση θέματα και βοηθάει επίσης το Διαμεσολαβητή περισσότερο πληροφόροση για το συναισθηματικό 'φορτίο' των εμπλεκομένων. Αν παρίστανται δικηγόροι και αναπτύσσουν τις θέσεις των πελατών τους, ο Διαμεσολαβητής πάντοτε θα ζητήσει να ακούσει και τον ίδιο τον εμπλεκόμενο. Η λογική πίσω από την ανάπτυξη των θέσεων των εμπλεκομένων δεν είναι να ανακαλυφθεί η αλήθεια αλλά να βρεθεί μια λύση στο πρόβλημα.

3) Συλλογή πληροφοριών

Συλλογή πληροφοριών Ο μεσολαβητής θα υποβάλει στα εμπλεκόμενα μέρη ανοικτού τύπου ερωτήσεις για να φτάσει στα συναισθηματικά υπόγεια ρεύματα. Ο μεσολαβητής μπορεί να επαναλάβει τις βασικές ιδέες στα συμβαλλόμενα μέρη, και θα συνοψίσει συχνά. Αυτό βοηθά το μεσολαβητή να χτίσει το κατάλληλο κλίμα μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών.

4)Προσδιορισμός προβλήματος

Ο μεσολαβητής προσπαθεί να βρεί τους κοινούς στόχους-σημεία μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών. Ο μεσολαβητής θα υπολογίσει ποια ζητήματα μπορούν να επιλυθούν ή ποιά θα επιλυθούν πρώτα.

5) Διαπραγματεύσεις και επινόηση επιλογών

Μέθοδοι διαπραγμάτευσης μπορεί να περιμβάνουν ομαδική εργασία, τις ομάδες συζήτησης ή τις υποομάδες, που αναπτύσσουν τα υποθετικά εύλογα σενάρια ή μια πρόταση μεσολαβητών όπου ο μεσολαβητής θέτει μια πρόταση στο τραπέζι και τα συμβαλλόμενα μέρη προσπαθούν να την αναμορφώσουν. Εντούτοις, η ο συνηθέστερα χρησιμοποιημένη μέθοδος είναι οι επί μέρους συναντήσεις με τα μέρη. Μόλις οι συμμετέχοντες είναι δεσμευμένοι στην επίτευξη μιας συμφωνίας κατόπιν διαπραγματεύσεων, ο μεσολαβητής θα προτείνει μια σύνοδο "brainstorming" για να ερευνήσει τις πιθανές λύσεις. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια τελική συμφωνία, η οποία διασκορπίζει τη σύγκρουση και παρέχει μια νέα βάση για τις μελλοντικές σχέσεις. Ο μεσολαβητής μπορεί να αποφασίσει να οργανώσει τις ιδιωτικές επί μέρους συναντήσεις με αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη προκειμένου να κινηθούν οι διαπραγματεύσεις εμπρός. Αυτές οι συναντήσεις θα είναι εμπιστευτικές και παρέχουν ένα ασφαλές περιβάλλον, όπου υπάρχει καταιγισμός ιδεών, χωρίς να υπάρχει ο φόρος της δεσμευτικότητας αυτών. Ο στόχος των συναντήσεων είναι να βρεθεί κοινό έδαφος με το να ερευνήσουν τα μέρη πιθανές λύσεις.